Minggu, 30 Mei 2021

Bagaimana Membuat Keputusan yang Terinformasi Tentang Pemindaian Dokumen dan Manajemen Dokumen


Sebagai pemilik bisnis, Anda mungkin melihat manfaat memindai dokumen yang penting bagi bisnis Anda dan menerapkan sistem manajemen dokumen. Pada saat yang sama, ini mungkin tampak seperti tugas yang berat dan Anda tidak yakin dari mana dan bagaimana memulainya.


Namun, berbekal beberapa informasi dasar, dimungkinkan untuk membuat keputusan yang tepat tentang sistem manajemen dokumen mana yang masuk akal untuk perusahaan Anda. Anda juga akan lebih mampu menentukan apakah Anda harus melakukan outsourcing pemindaian dokumen Anda atau memindainya di dalam perusahaan Anda. Berikut enam pertanyaan untuk ditanyakan pada diri Anda sendiri yang akan membantu Anda mulai menerapkan solusi manajemen dokumen yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda.


I. Di Mana Anda Memiliki Rasa Sakit Kertas Paling Banyak?


Di setiap perusahaan, informasi yang ada di atas kertas harus ditangkap secara akurat, tersedia bagi staf untuk pengambilan keputusan, dan dimasukkan ke dalam aplikasi perangkat lunak untuk diproses. Hal ini terutama terjadi pada bagian hutang, sumber daya manusia dan kredit, yang kesemuanya bergantung pada sejumlah besar dokumen untuk beroperasi. Lihat proses bisnis perusahaan Anda dan jawab pertanyaan berikut untuk menentukan di mana sistem manajemen dokumen yang paling baik untuk meningkatkan bisnis Anda:


Proses bisnis apa yang paling bergantung pada dokumen dan formulir berbasis kertas?

Manakah dari proses tersebut yang memakan waktu, tidak praktis dan tidak efisien?

Apakah Anda mempekerjakan karyawan sementara atau membayar staf lembur untuk menangani dokumen?

Aplikasi bisnis apa (seperti sumber daya manusia dan hutang dagang) yang akan mendapatkan keuntungan dari alur kerja otomatis yang ditautkan ke dokumen yang dipindai?

Berapa volume dokumen yang sedang diproses, dan pada frekuensi apa dokumen itu dibuat?

Berapa lama dokumen harus disimpan dan mengapa?

Seberapa sering staf perlu mendapatkan akses ke dokumen bisnis utama?

II. Siapa yang Akan Membutuhkan Akses ke Dokumen yang Dipindai?


Anda mungkin perusahaan satu lokasi dengan sedikit staf yang akan membutuhkan akses langsung dan simultan ke dokumen. Sebaliknya, Anda bisa menjadi perusahaan multinasional yang sangat membutuhkan akses 24/7 ke dokumen dari lokasi terpencil. Salah satu pertanyaan pertama yang harus Anda jawab untuk membuat keputusan yang tepat tentang pengelolaan dokumen adalah "siapa yang akan membutuhkan akses ke dokumen pindaian kami, seberapa sering dan dari lokasi mana?" Jangan lupa untuk menyertakan akses ke dokumen tertentu untuk klien dan vendor, jika itu bagian dari model bisnis Anda.


AKU AKU AKU. Apakah Staf Anda Punya Waktu untuk Memindai & Mengindeks Dokumen?


Anda harus memutuskan apakah staf Anda memiliki waktu, selain tugas utama mereka, untuk memindai dokumen dan mengindeksnya secara akurat. Jika staf Anda terlalu banyak, layanan pemindaian dokumen outsourcing adalah yang paling praktis. Jika staf Anda dapat memindai beberapa dokumen saat mereka masuk, Anda mungkin ingin mereka melakukannya sendiri. Bagi banyak perusahaan, solusi hybrid paling masuk akal. Dalam skenario ini, Anda mengalihdayakan pemindaian backfile – banyak sekali dokumen yang disimpan di lemari arsip atau kotak – dan meminta staf Anda memindai beberapa dokumen yang masuk secara teratur ke depannya.

Tidak ada komentar:

Posting Komentar